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Faire travailler une équipe dispersée est plus compliqué que de coordonner une équipe localisée sur un seul site. La communication devient clé pour le succès et la performance collective.
Voici quelques bonnes pratiques mises en place par des managers d’équipes dites virtuelles :
Chaque membre de l’équipe doit pouvoir savoir que les autres vont contribuer correctement à son travail s’ils doivent collaborer. Il est donc important de mettre en place un système permettant de savoir quand les autres sont présents et d’être sûr qu’ils vont accorder une priorité haute aux demandes des autres membres de l’équipe (par exemple en établissant collectivement une règle de priorité).
Les niveaux d’information sont souvent hétérogènes dans une équipe dispersée. Il faut donc sur-communiquer pour donner plus de chance à chacun de recevoir et de comprendre les informations qui doivent circuler dans l’équipe. Il est également nécessaire de mettre une règle poussant chacun à poser des questions, et à les poser jusqu’à ce qu’il ait la réponse.
Être toujours positif et faire attention en utilisant l’humour. A distance, sans le non verbal qui accompagne une blague ou une critique, des remarques peuvent devenir extrêmement démotivantes. Il est donc important de favoriser des formulations assez directes et positives pour éviter toute mauvaise interprétation.
Pas de critique sans suggestion d’une nouvelle idée pour faire autrement. Recevoir une critique peut donner envie à celui qui la reçoit d’arrêter la discussion. Y rajouter une suggestion est le moyen de maintenir le lien et de pouvoir continuer à avancer ensemble.
Avec la distance et les différences culturelles dans les équipes internationales, la compréhension et les ajustements dans la communication sont plus difficiles. Des malentendus peuvent apparaitre. Plutôt que de pointer des « erreurs », l’équipe doit apprendre à accepter différents comportements et se focaliser sur la valorisation de l’atteinte collective du résultat.